V současné situaci, kdy je omezen pohyb obyvatel i úřední hodiny jednotlivých úřadů, je důležité udržet fungování obcí a měst. Nástrojem, jak ochránit zdraví svých pracovníků a zároveň udržet úřady, obce a města v chodu, je práce na dálku - tzv. home office. Co byste pro zavedení práce na dálku jako starosta, radní či zastupitel měli udělat a na co si dát pozor, jsem se rozhodl krátce shrnout do následujícího textu.
Je nutné provést určitá organizační opatření, ošetřit home office v souladu s pracovním zákoníkem. Dále je důležité si správně rozvrhnout práci a správně řídit tým. Pamatujte na to, že na home office si může zaměstnanec časově rozvrhnout úkoly tak, aby mu to vyhovovalo. A důležité je informační a komunikační propojení mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Nyní tedy pár základních bodů, na které je nutné při zavádění home office pamatovat.
1. Organizační opatření
Zaměstnavatel a zaměstnanec musí uzavřít dohodu o home office
Zaměstnanec pracuje z domu se souhlasem zaměstnavatele
Náklady na práci z domu se musí hradit pouze v případě, kdy je home office přikázán
2. Řízení pracovníků
Domluvte si úkoly, které bude zaměstnanec daný den vykonávat + jak dá vědět, že jsou vykonávány
Neplánujte výrazně více ani výrazně méně než v běžných pracovních dnech
Pro organizaci času používejte diář – plánujte si čas po hodinách, čím konkrétně se budete zabývat
V režimu HO nepracujte více ani méně, než kdybyste byli v kanceláři (8 hod.)
Komunikujte více telefonem, méně e-mailem
Nebojte se ozvat, když něco nefunguje
Pokud potřebujete mít fyzicky přítomné pracovníky na úřadě, zvažte, zda je nerozdělit do dvou skupin a nestřídat po směnách
Kontakty a důležitá čísla:
Sepište a sdílejte seznam telefonických kontaktů na vaše kolegy a nadřízené (ne jen klapky, ale i mobilní telefonní čísla)
Můžete vytvořit hromadné skupiny (WhatsApp apod. pro aktuální informování)
3. IT zajištění
Zaměstnanec
Ověřte, zda máte doma kvalitní připojení k internetu
Zjistěte, kde máte doma wi-fi router a jak ho v případě potřeby restartovat
Zaměstnavatel
Poskytněte VPN připojení ke všem hlavním systémům včetně návodů spuštění VPN
Vytvořte kontaktní osobu/telefon, která pomůže pracovníkům se základními problémy
4. Aplikace usnadňující komunikaci
Pro videohovory zkuste použít WhatsApp video, aplikaci Skype nebo Appear.in, případně Google Hangouts
Pro školení a setkání více osob využijte aplikace WebEx nebo Zoom, případně streamování videí na YouTube nebo Facebook
Využívejte sdílené dokumenty MS Office 365 nebo Google Docs (zkušební verze aktuálně zdarma)
Závěrem bych vás chtěl povzbudit k tomu, abyste se zavádění home office nebránili. Zkuste udělat vše pro to, abyste ochránili zdraví svých zaměstnanců. Informace o práci na dálku můžete také čerpat na webovém portálu www.pracenadalku.cz nebo v e-knihách, které si můžete stáhnout zdarma Práce na dálku (https://www.pracenadalku.cz/ebook) nebo Řízení vzdálených pracovníků (https://www.pracenadalku.cz/ebook2).
Váš Petr Hladík
první náměstek primátorky města Brna
místopředseda KDU-ČSL